Das Archiv

Unter einem Archiv (lateinisch archivum „Regierungs-„Amtsgebäude“) versteht man eine Institution oder Organisationseinheit, in der Unterlagen aus Verwaltungshandeln, die von den erstellenden Bereichen, sog. Registraturbildnern, zur laufenden Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden (Wortgetreu entspr. den Archivgesetzen) nach archivwissenschaftlichen Grundsätzen bewertet und die als archivwürdig bewerteten und somit zu Archivgut umgewidmeten Teile, erfasst, erschlossen, erhalten, ausgewertet und zugänglich gemacht werden. Im übertragenen Sinne bezeichnet es auch das Gebäude. Archivgut sind Schriftstücke, Akten, Karten, Pläne, Siegel, Bild-, Film- und Tonmaterialien sowie sonstige, auch elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen, die einen bleibenden Wert besitzen.

Diese eher historische Definition wird in der heutigen Zeit erweitert um das elektronische Archiv bzw. die elektronische Archivierung. Die Begriffe Aufbewahrung von Information und Archivierung gehen dabei nahtlos ineinander über. Reine Aufbewahrung bedeutet im weitesten Sinne Speicherung auf einem Medium (Plattenspeicher, Magnetband…) bzw. in einem System (Dokumentenverwaltungssystem) wobei das Originaldokument im Vordergrund steht. Archivierung ist an weitere Regeln gebunden wie Unveränderbarkeit, langfristige Wiederauffindbarkeit und Wiedergabefähigkeit. Die reine Sicherung von Daten auf einem kostengünstigen Medium wie sie etwa in einem Rechenzentrum üblich ist, sollte nicht Archivierung genannt werden, da hierbei der langfristige Aufbewahrungsaspekt nicht gegeben ist. Die Lebensdauer der Information im Fall der Archivierung ist nicht etwa konstant oder unendlich. Die sogenannte Aufbewahrungsfrist (Retentiontime) ist zum Archivierungszeitpunkt festzulegen und beinhaltet eine mögliche bzw. notwendige Vernichtung der Information zu gegebener Zeit, was wirtschaftlich bedeutsam ist.

Betrachtet man „die“ Archive in Deutschland und den deutschsprachigen Nachbarländern, fällt eine starke Fragmentierung und verschiedenartige Ausrichtung der einzelnen Institutionen auf. Das Institut für Geschichte der Universität Wien (2004) strukturiert die einzelnen Formen so: Die wichtigsten Betreiber von Archiven sind öffentliche und halböffentliche Institutionen. Daneben werden Archive aber auch von großen Unternehmen, Organisationen und Privatpersonen unterhalten. Vom Betreiber hängen auch die Sammelgebiete der einzelnen Archive ab. (Quelle: Institut für Geschichte der Universität Wien 2004)

Zu den Archiven der öffentlichen Hand zählen allgemein gesamtstaatliche Archive, Landesarchive, Gemeindearchive, Kammerarchive sowie Schul- und Universitätsarchive. Zu den Archiven von Institutionen und Vereinigungen gehören Archive von Religionsgemeinschaften (auf der Ebene von Ländern, Klöstern und Pfarren und nach Konfessionen getrennt), Vereinsarchive, Parteiarchive, Gewerkschafts- und Arbeitgeberverbandsarchive, Innungsarchive und weitere. Im Bereich der privaten Archive finden sich etwa Unternehmensarchive und Archive von privaten Personen bzw. Familien. Hinzu kommen die (meist nur durch Mitarbeiter nutzbare) Archiven in Zeitungs- und Zeitschriftenverlagen.